Unit4 Multivers Accounting Online en Elvy Online optimaliseren en versnellen het digitale werkproces van Van der Nat Rijswijk

Van der Nat Rijswijk is in 1966 opgericht door J.B. (Jan) van der Nat. In de beginjaren bediende Jan van der Nat zijn klanten vooral met verzekeringen. In de loop der jaren breidde de dienstverlening zich uit op het gebied van belastingen en bedrijfsadministraties. Later kwam daar de vrije handel en makelaardij in woonhuizen bij. Als beëdigd makelaar en taxateur was Van der Nat betrokken bij tal van onroerendgoedtransacties in het land. Vanaf 2012 is Van der Nat Rijswijk uitgegroeid tot een middelgroot administratiekantoor met een compleet pakket aan diensten en producten. Door de inzet van Unit4 Multivers Accounting Online en Elvy Online kunnen zij hun werkprocessen verder optimaliseren.

Van der Nat is het grootste administratiekantoor in Rijswijk (NB) dat zich richt op het MKB; voornamelijk regionaal. Nu zij digitaal  zijn gaan werken kunnen ze dit ook uitbreiden naar een landelijk niveau. Bij Van der Nat staat het klantcontact zeer centraal. “Wij vinden persoonlijke aandacht heel belangrijk, hierdoor hebben we een sterke vertrouwensverband met onze klanten. We hebben een gedreven en flexibel team ”, legt Sjoerd Millenaar uit, administratief medewerker bij Van der Nat.

Door de inzet van goede automatiseringsoplossingen is er tijd voor de juiste aandacht

“We zijn begonnen met Unit4 Multivers Accounting Offline. In overleg met Consolit zijn we overgestapt naar Unit4 Multivers Accounting Online, omdat we onze processen wilden gaan digitaliseren. Met Unit4 Multivers Accounting Online kunnen we steeds meer informatie verstrekken aan onze klanten. Het online pakket is sneller en we kunnen overal inloggen, dit hoeft niet per se op het systeem. We zijn nu een stuk flexibeler geworden en hebben tijd voor de juiste aandacht.

Als aanvulling op Unit4 Multivers Accounting Online zijn we ook meteen gestart met Elvy, dit naar aanleiding van een ontbijtsessie bij Consolit. Met deze oplossing kunnen klanten eenvoudig inkoop- en verkoopfacturen digitaal bij ons aanleveren. Wij verwerken deze documenten vervolgens, met behulp van Elvy, direct naar Unit4 Multivers Accounting Online. Documenten zijn daardoor altijd digitaal beschikbaar vanuit de boekhouding. De administratiemap behoort tot de verleden tijd.

De informatie in Unit4 Multivers Accounting Online vormt de basis, hier ontstaat de kolommenbalans. Deze informatie is belangrijk voor de jaarrekening. De jaarrekening wordt vervolgens in Unit4 Audition opgemaakt. Onze klantgegevens en uren houden we bij in Unit4 Business suite/Fiscaal Gemak. We hebben dus een totaalpakket van Unit4, hierdoor werkt alles prima met elkaar samen.”

De conversie van Offline naar Online was door de consultant in een dag geregeld!

“De overstap naar online is voor ons intern een grote verandering geweest. De conversie van offline naar online was door de consultant van Unit4 in één dag geregeld. De lay-out tussen offline en online is hetzelfde, maar de functionaliteiten zijn uitgebreider dan de offline versie. Zo kunnen wij bankkoppelingen realiseren en facturen digitaal verwerken en oproepen op ons scherm. Bovendien kunnen we ook meekijken met klanten die zelf boeken in Unit4 Multivers. Hierdoor kunnen we gemakkelijker inspelen op de vragen van onze klant.

Nu is het zaak dat we al onze klanten verder laten kennismaken met online werken. Tegenwoordig ontvangen klanten vaak hun facturen in hun mailbox, waardoor zij enkel het e-mailtje hoeven door te sturen naar Elvy. Er zijn een groot aantal klanten die meegaan in ons proces. Met nieuwe klanten gaan we sowieso direct online werken. Als klanten niet open staan voor digitaal werken, dan overleggen we met de klant wat het beste bij hun behoefte past”, vertelt Millenaar.

De gebruiksvriendelijkheid van Unit4 Multivers Accounting Online en Unit4 Multivers Management Monitor gaat ons echt verder helpen

Elk pakket heeft z’n voor- en nadelen. De software van Unit4 is gebruiksvriendelijk. “De overstap naar Unit4 Multivers Accounting Online en Elvy Online is waardevol geweest. Mijn voornaamste taak is het automatiseren van de systemen. In het begin was het erg wennen aan de nieuwe manier van werken, nu kijken we er met tevredenheid op terug. Door digitaal werken kunnen we het werk beter spreiden, waardoor de druk (lees: kwartaalaangiften) beperkt wordt. We zijn een stuk efficiënter gaan werken.

De Unit4 Multivers Management Monitor zetten we al in bij sommige klanten. We laten zien welke informatie ze uit deze tool kunnen halen. Met de Unit4 Multivers Management Monitor kunnen ze in grote lijnen meekijken met hun administratie. Er is ook een mogelijkheid om te factureren, herinneringen te versturen en betalingen te doen via de monitor. Hierdoor kunnen wij de klant in hun administratie betrekken.

De samenwerking met Consolit kenmerkt zich door een open communicatie en korte lijnen

“De accountancybranche verandert heel hard. We moeten digitaliseren. Het digitaal factureren en betalingen verrichten via de Unit4 Multivers Management Monitor moeten we dan ook gaan uitrollen. Door de klant te laten factureren via de monitor hoeven wij de verkoopfacturen niet meer te verwerken, omdat deze rechtstreeks in Unit4 terecht komen. Het is belangrijk om de klanten op de hoogte te stellen van de mogelijkheden en te luisteren naar de behoefte van de klant.

Consolit kan ons hierbij helpen door bijvoorbeeld een cliëntsessie te organiseren, middels een training of ontbijtsessie waarin we een klant centraal zetten en de mogelijkheden laten zien. Een goed voorbeeld doet volgen. De samenwerking met Consolit is goed. We houden de lijntjes kort. Door de open communicatie kunnen zaken snel rechtgezet worden. Consolit kijkt altijd naar de vraag van de klant en situatie.”

Unit4 is zeker niet de goedkoopste, maar in samenwerking met Consolit kunnen we wel het maximale eruit halen

“De vraag of we moesten overstappen of doorgaan met het huidige pakket, heeft ons doen besluiten om over te stappen naar Unit4 Multivers Accounting Online. We werken al vele jaren met Unit4, dus we hebben veel historie opgebouwd. Unit4 is zeker niet de goedkoopste, maar in samenwerking met Consolit kunnen we wel het maximale eruit halen. We zijn tevreden op dit moment.

Mijn tip voor een bedrijf dat wil overstappen op een ander softwarepakket. Ga op je gevoel af! Kies een pakket dat bij de organisatie past. Kijk uit voor verkooppraatjes. Welke ambities heb je? Hangt de keus af van de prijs of kijk jij naar de functionaliteiten? Wat is onder aan de streep het bedrag én is dit je waard?”, aldus Millenaar.

Partners

Consolit werkt samen met gewaardeerde partners:

Unit4 Corporate Logo
Unidis Corporate Logo
Elvy Corporate Logo

Support

+31 88 619 00 20 Start Teamviewer