Mooi inzicht in de onderhoudshistorie in AccountView met de module Werkorders

KOKS Group is een familiebedrijf dat in 1989 is opgericht. Zij zijn een dynamische producent en leverancier van speciaal materieel en al ruim 25 jaar een betrouwbare partner voor de industriële sector, de rioolreinigingsbranche, particuliere (reinigings-)bedrijven, de spoorbranche, vervoersbedrijven, wegenbouwers, gemeenten en overheden. De eigen fabricaten plus de handelsproducten, waarvoor ze de exclusieve vertegenwoordiging van een aantal gerenommeerde merken hebben, maken het leveringsprogramma van de KOKS Group breed én compleet.

Inmiddels bestaat KOKS uit vijf gespecialiseerde bedrijven en twee participaties in verhuurmaatschappijen in Nederland en Tsjechië. Momenteel heeft de tweede generatie de dagelijkse leiding in handen. KOKS Group heeft zo’n 250 medewerkers en behoort tot de top 3 op het gebied van verkoop en productie van speciaal materieel. Het hoofdkantoor van de KOKS Group met alle staf- en ondersteunende afdelingen is gevestigd in Alkmaar.

KOKS probeert zich te profileren met kwalitatief hoogwaardige producten en een hoge servicegraad. Deze filosofie moet ertoe bijdragen dat de hoogte van de initiële investeringen zich op termijn terugbetalen en onze klanten een gezonde winstgevende business kunnen voeren”, legt Bas van den Berg uit, controller bij KOKS Group.

Voor haar automatisering heeft KOKS met verschillende softwarepakketten gewerkt. In 1989 zijn zij begonnen met Pragma, een maatwerkpakket in een MS Dos omgeving met een database die ze zelf helemaal hebben ingericht. In die tijd zijn ze gaan groeien en wilden meer gegevens uit het systeem halen. Nieuwe updates gingen niet vanzelf. Bij de overname van het productiebedrijf, kregen ze te maken met Topman, een softwarepakket voor de schildersbranche met daarin een uitgebreide projectmodule. Daarnaast draaide AccountView, waar ze de financiën in bijhielden. In het pakket Topman konden zij prima werken met betrekking tot kleinere productieprojecten, maar voor grotere projecten of service-orders konden ze niet de gegevens kwijt die zij wilden. Een servicemodule zou een uitkomst kunnen zijn.

referentverhaal-koks-group-consolit

Volledige overstap naar AccountView
“Acht jaar geleden was het daarom niet moeilijk om volledig over te stappen naar AccountView. De module Projecten in combinatie met Declaratievoorstellen geeft ons een goed beeld van onze kosten en opbrengsten. Vier jaar geleden hebben we de servicemodules bij Consolit afgenomen. Met de module Werkorders krijgen we mooi inzicht in de onderhoudshistorie van de machines en is het verbruik van onderdelen eenvoudiger te registreren”, vertelt Van den Berg.

KOKS bouwt wagens voor de Nederlandse en buitenlandse markt. Ze gebruiken de software van AccountView om de historie bij te houden van hun materieel. Voor iedere servicebeurt van een wagen van de klant maken ze een aparte werkorder aan. Hier boeken ze de onderdelen op en uren van de monteurs. Daarna wordt er een factuur gemaakt. Met de module kunnen ze volgen wat voor onderhoud er is gedaan en welke bijzonderheden er zijn geweest de afgelopen jaren. Het kan bijvoorbeeld zijn dat er meer aan de hand is met de machines, dan alleen onderdelen vervangen. “Het geeft ons echt meer inzicht. We werken ook met de standaard module Voorraad in AccountView. We hebben de wens het voorraadproces te optimaliseren, zodat de inventarisatie aan het einde van het jaar eenvoudiger is en gedurende het jaar meer inzicht geeft. De urenregistratie staat nog los van AccountView, via XML bestanden communiceert het met elkaar.”

Oplossing Elvy
Naast AccountView maken ze gebruik van Elvy. “Elvy haalt gegevens uit de grootboekrekening en crediteuren stamkaart in AccountView. We hebben profijt van het automatisch herkennen en boeken van facturen. Het online goedkeuren van de facturen geeft verlichting in het werk, maar belangrijker nog, inzicht in de status van de factuur. We hoeven nu niet meer collega’s te bellen of mappen na te kijken. De matching van de inkooporder met de inkoopfactuur is nog een uitdrukkelijke wens. Op dit moment kijken we naar oplossingen om dit mogelijk te maken. Dit gaat in de toekomst weer meer tijdswinst opleveren.”

Één totataaloplossing
“Veel processen van begin tot eind worden in losstaande software-oplossingen uitgevoerd. Denk hierbij aan offertes, voorcalculaties, stuklijsten, tekeningen, planning en projectevaluaties. In de toekomst hopen we al deze toepassingen met elkaar te kunnen koppelen of te integreren in één totaaloplossing.”

“Op dit moment lopen we tegen de beperkingen van AccountView aan. Het is prettig dat Consolit ons bijstaat en kan adviseren over een passende softwareoplossing. Consolit, is de logische adviseur voor ons. Het proces naar een totaaloplossing heeft geen haast, dit kan ook over 5 jaar. We blijven ambitieus en op zoek naar verbetering, dat doen we met onze producten maar zeker ook met onze automatisering. We kiezen voor kwaliteit en efficiency”, aldus Van den Berg.

 

Partners

Consolit werkt samen met gewaardeerde partners:

Unit4 Corporate Logo

Support

+31 88 619 00 20 Start Teamviewer