Met de inzet van goed gereedschap en deskundig advies verricht Spirair hetzelfde werk als een grotere groothandel

Spirair is een kennisdelende groothandel die graag helpt om tot de juiste samenstelling van luchtkanalen en ventilatiecomponenten te komen. Zij werken dagelijks aan een hoge leverbetrouwbaarheid en sluiten logistiek zo nauwgezet mogelijk aan op de projectplanning van de klant. Om dit proces binnen het familiebedrijf goed te laten verlopen maken zij gebruik van Unit4 Multivers Extended.

“Een groothandel bestaat voornamelijk uit een logistieke en financiële functie. Het verschil met heel veel groothandels is, dat wij gespecialiseerd zijn in luchttechniek. Daarnaast zeggen wat we doen en doen we wat we zeggen. Dat is, merken wij bij onze klanten, heel belangrijk. Wij leveren alles van het rooster dat buiten in de muur zit tot en met het rooster dat binnen in het plafond zit. Wanneer klanten zelf de materialen willen installeren, kunnen we ze van advies en tekeningen voorzien”, legt algemeen directeur Arend-Jan Pothoven uit.

De overstap naar Unit4 Multivers Extended (Groothandel)

In 1996 is Spirair begonnen met Multivers CB. Dit pakket draaide op een DOS-platform. Hier werkte het nog met vraag en antwoord. Aan wie moet ik leveren? Waar moet ik leveren? Wanneer moet ik leveren? Daarna zijn ze overgestapt op Multivers voor Windows, een multi-user programma. De behoefte van de organisatie groeide verder en sinds 2011 werken ze met Unit4 Multivers Extended (heet nu Unit4 Multivers Groothandel). “Dit is een prachtig programma, je kunt het programma opschalen en het behoeft geen verdere uitleg. We kunnen makkelijk naar een volgende versie overgaan, de filosofie blijft hetzelfde.”

Voordat Spirair overstapte naar Unit4 Multivers Extended, hebben ze een vooronderzoek gedaan. Paste het huidige softwarepakket nog bij hun uitdagingen en processen en naar welke functionaliteiten waren zij op zoek? Unit4 Multivers Extended heeft onder andere artikelspecificatie, dit helpt Spirair verder. Daarnaast waren heel veel mensen al bekend met de Unit4 software. De implementatie is door een ervaren consultant van Consolit gedaan. De heer Pothoven heeft zelf de data toegevoegd en gecontroleerd. De implementatie was door deze meer dan intensieve samenwerking binnen een week afgerond.

Hoe werkt Unit4 Multivers Extended in de praktijk

“In Unit4 Multivers Extended doen wij voorraadbeheer, verkoop beheer, inkoopbeheer en de administratie. Het programma is heel simpel, je geeft in wat je nodig hebt, een tab en het komt tevoorschijn. Onze klant bepaalt hoe hij bij ons bestelt, dit kan per fax, e-mail en telefonisch. Ook helemaal elektronisch bestellen is mogelijk, dus ERP met ERP laten praten. Waarbij ook de uitgaande factuur een ICF-factuur is, deze is rechtstreeks in te lezen in een ERP-systeem. Het makkelijkste om te bestellen is per telefoon. Klanten in de bouw schrijven meestal op wat ze nodig hebben en appen of faxen dit. De faxen komen per e-mail bij ons binnen, net als de elektronische bestellingen. We lezen de bestelling in, controleren de order en verwerken deze in het systeem. Dan gaat er naast een digitale factuur ook een elektronische factuur uit, op deze manier kunnen de klanten van Spirair deze snel verwerken. Dit proces is goed geoptimaliseerd. We merken dat onze collega’s/concullega’s, die veel groter zijn dan wij, hetzelfde werk doen met meer mensen. Dus met de inzet van goed gereedschap (software) verrichten wij hetzelfde werk als een grotere groothandel”, ervaart Pothoven.

spirair-3-large

Toekomstplannen

Op dit moment is Spirair bezig om een klantportaal te laten ontwikkelen. Hun klanten kunnen dan inloggen via de website. Ze gaan een klantportaal maken waarin klanten technische en commerciële informatie kunnen raadplegen. Ze zien wat er op voorraad is of een langere levertijd heeft. Wat de openstaande posten zijn, leverdata etc. Daarnaast maken ze een bestelmogelijkheid op basis van historie en huidige projecten. Er wordt een scheiding gemaakt tussen een prijsaanvraag en offerte. Eén druk op de knop en bestellen maar! De nieuwe manier moet uiteraard kunnen koppelen met Unit4 Multivers Extended. Eind 2017 moet het klantportaal klaar zijn. Consolit heeft ons in contact gebracht met haar partners die ons op dit gebied verder kunnen helpen.

Deskundig advies

“Consolit heeft ons tijdens onze zoektocht naar een nieuw softwarepakket deskundig geadviseerd over onder ander brutomarge, klantbetrouwbaarheid en voorraadoptimalisatie. Ook nu bij de nieuwe oplossing voor onze klanten hebben ze ons op een aantal zaken gewezen. Wat bij heel veel groothandels van belang is, is dat er direct inzicht is in de voorraad na een bestelling. Daarvan hebben wij gezegd dat we daar nog niet mee aan de slag gaan. De klanten mogen opgeven wanneer ze de levering willen ontvangen en wij gaan intern beoordelen of dit realiseerbaar is.

Bezin voor gij begint

“Als u wilt overstappen naar een ander softwarepakket, bezint voor gij begint. Selecteer een programma dat bij uw bedrijfsfilosofie past. Koop het softwareprogramma niet te klein maar ook zeker niet te groot, het moet beheersbaar zijn. Ben zelf goed op de hoogte van uw eigen processen, vooral van uw kritische processen. Laat u bijstaan door iemand die er veel van af weet, bijvoorbeeld Consolit. Maak daarbij een goede scheiding tussen functies en foefjes”, aldus Pothoven.

 

Partners

Consolit werkt samen met gewaardeerde partners:

Unit4 Corporate Logo
Unidis Corporate Logo

Support

+31 88 619 00 20 Start Teamviewer