Unit4 Multivers Installatie

Vandaag de dag worden er steeds hogere eisen gesteld aan de kwaliteit en efficiency van projectorganisaties. Unit4 Multivers Installatie biedt de oplossing.

Er moet bijvoorbeeld snel en scherp worden gecalculeerd om projecten binnen te halen. Opdrachtgevers worden niet alleen kritischer over het kostenaspect, maar ook over zaken als kwaliteit en het behalen van de afgesproken oplevertermijn. Het is uiteraard van belang dat de begrote winst op het project uiteindelijk ook wordt gerealiseerd. Kortom: een continu spanningsveld, waarbinnen alleen de meest efficiënte organisaties succesvol kunnen zijn. Om projectorganisaties te ondersteunen bij hun volledige projectmanagement heeft Consolit het softwarepakket Unit4 Multivers Installatie ontwikkeld.

De voordelen van Unit4 Multivers Installatie:

  • Alle deelprocessen van de complexe projectorganisatie worden op een gebruiksvriendelijke en professionele manier ondersteund
  • De verregaande integratie tussen de diverse deelfuncties onderling biedt een logische workflow door de hele organisatie. Hierdoor ontstaat meer structuur binnen de organisatie en worden belangrijke efficiencyvoordelen behaald
  • Het is op maat gesneden voor kleinere en middelgrote projectorganisaties.

Unit4 Multivers Installatie is ontwikkeld door Consolit in nauwe samenwerking met Unit4. Het resultaat van deze bundeling van uitgebreide kennis en ervaring is een modern en gebruiksvriendelijk ERP systeem. De digitale werkbon is ook beschikbaar voor Windows Phone, Android en iOS.

Unit4 Multivers Installatie Projecten werkopdracht

Scherm: Projecten werkopdracht

Unit4 Multivers Installatie bestaat standaard uit de volgende onderdelen:

Relatiebeheer

Relatiebeheer bestaat in Unit4 Multivers Installatie uit het vastleggen en beheren van relaties, debiteuren, crediteuren, contactpersonen en werknemers. Daarnaast kan een eenvoudige selectie van relaties gemaakt worden (op basis van onder meer verzamelgroepen) die vervolgens via de externe opdrachten kunnen worden doorgezet naar bijvoorbeeld Word voor het maken van een mailing.

De Unit4 Multivers Installatie houdt voor u bij welk document naar wie is verstuurd en kan daarmee automatisch vervolgacties aanmaken, toewijzen en als afgehandeld markeren.

Artikelbeheer

Het is voor projectgeoriënteerde belangrijk om artikelinformatie steeds snel ter beschikking te hebben. Om dit te realiseren ondersteunt Unit4 Multivers Installatie het automatisch inlezen van digitale artikelbestanden van groothandels. Voor de installatiebranche worden deze aangeleverd door 2BA, partner van Consolit.

De module Artikelbeheer in de Unit4 Multivers Installatie zijn er verschillende mogelijkheden:

  • Materiaalvoorraden kunnen binnen Unit4 Multivers Installatie over meerdere magazijnen worden bijgehouden. Hierdoor is het tevens mogelijk om met autovoorraden te werken;
  • Artikelen die op voorraad zijn, kunnen worden gereserveerd, bijvoorbeeld voor een project of werkopdracht;
  • De module Artikelbeheer ondersteunt het gebruik van samengestelde artikelen;
  • Op basis van de vooraf ingevoerde minimale en maximale voorraad per artikel wordt in Unit4 Multivers Installatie met één druk op de knop een besteladvieslijst per magazijn gegenereerd;
  • Autovoorraden kunnen op basis van geadviseerde bestelaantallen vanuit het centrale magazijn tot het gewenste niveau worden aangevuld;
  • Inkooporder kunnen op basis van geadviseerde bestelaantallen automatisch voor de betreffende leverancier(s) worden aangemaakt;
  • Van leveranciers ontvangen projectmaterialen kunnen zowel aan de hand van de pakbon als de inkoopfactuur voor ontvangst worden geregistreerd. Het project wordt belast en de crediteurenadministratie wordt direct bijgewerkt.

Calculeren

Doormiddel van het calculatieprogramma van Unit4 Multivers Installatie is het mogelijk om uw offertes beter te onderbouwen. Het calculatieprogramma voorziet in de volgende herkenbare zaken:

  • U kunt gebruikmaken van artikelen met losse of standaard gekoppelde calculatie tijdnormen;
  • Met het programma kunt u gebruikmaken van standaard deelcalculaties;
  • Er zijn diverse opslagmogelijkheden over de staartgegevens om tot een commerciële eindprijs te komen;
  • U kunt de calculatie manipuleren, bijvoorbeeld naar een gewenst eindbedrag;
  • Het is mogelijk om te werken met recepturen;
  • Met het programma knipt en plakt u zowel binnen een calculatie als tussen calculaties onderling;
  • U kunt met de meest recente artikelprijzen de calculatie actualiseren.

Iedere calculator kan zijn of haar schermindeling afzonderlijk hanteren. Op deze manier bied het calculatieprogramma u een optimaal bedieningsgemak. Daarnaast kan elke calculatie worden voorzien van een wachtwoord om onrechtmatig gebruik tegen te gaan.

Werkvoorbereiding

In de werkvoorbereidingsfase wordt er een basis gelegd voor een overtuigend eindresultaat van uw aangenomen werk. Hierbij is een uniforme werkvoorbereiding zeker van belang. U stelt de uiteindelijke materiaalstaat en werkbegroting op doormiddel van de eerder gemaakte calculatie als uitgangspunt.

U kunt op basis hiervan uw offerteaanvragen bij leveranciers indienen, bestellingen generen en materialen koppelen aan de diverse fasen. Met dit laatste wordt de materiaalbehoefte in de tijd uitgezet.

Man Planning

Met deze module kunt u, bij het toewijzen van werk- en/of serviceopdrachten aan monteurs, de digitale monteursagenda’s binnen Unit4 Multivers Installatie bijwerken.

Doormiddel van de grafische weergave van de agenda ( deze is vergelijkbaar mede MS Outlook agenda ) kunnen de agenda’s van verschillende monteurs onder elkaar worden weergeven. Zo kunt u direct inzicht krijgen in de bezettingen en planningen van monteurs.

Daarnaast kunt u ook de opdrachten verslepen van de ene agenda naar de andere. En u kunt de monteursagenda’s synchroniseren met de MS Outlook agenda en omgekeerd

Inkoopadministratie

Door gebruik te maken van deze module kunt u uw volledige inkoopadministratie beheren. Het biedt u de mogelijkheid om bestellingen bij leveranciers in te voeren of automatisch te laten generen ( dit aan de hand van een uit de voorcalculatie gegenereerd materiaalstaat ). Hierbij wordt rekening gehouden met de project-gerelateerde prijsafspraken. Speciaal voor installatiebedrijven bestaat er de mogelijkheid om bestellingen via ICM  bij de groothandel te plaatsen. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van de ingebouwde ‘deep-link’ functie.

Bestellingen kunnen worden vervaardigd ten behoeve van:

  • Werkopdrachten, waaronder service- en onderhoud-opdrachten;
  • Voorraad;
  • Projecten of deelprojecten (zowel aangenomen werk als regie);
  • Eigen gebruik.

Informatie over de externe projectbestellingen is voor de projectleider online in het projectinformatiescherm zichtbaar. Met betrekking tot de aangegane financiële verplichtingen, wordt voor het management continu inzicht verschaft, zowel per project als alle projecten.

U kunt een maximum bedrag vaststellen per gebruiker. Ook is het mogelijk om bestellingen slechts door daartoe geautoriseerde personen definitief te laten maken.

Voorraadadministratie

U kunt doormiddel van deze module uw volledige voorraadadministratie beheren. Het is mogelijk binnen de voorraadadministratie te werken met meerdere magazijnen. Dit houdt in dat er ook een voorraad per service bus kan worden geregistreerd. Ook is het mogelijk om met het systeem samengestelde artikelen te registeren. U kunt voor projecten voorraadreserveringen vastleggen. U kunt ook per magazijn een besteladvieslijst vervaardigen op basis van de economische voorraadpositie te opzichte van de minimum voorraad per artikel.

Voor de projectleider is online in het projectinformatiescherm informatie zichtbaar die betrekking heeft tot voorraadsreserveringen. 

Urenadministratie

Met de urenadministratie software van de Unit4 Multivers Installatie kunt u alle geboekte directe en indirecte uren verzamelen van zowel uw eigen medewerkers als van mogelijke “inleners”. Het is mogelijk uw uren te registeren via de dag- of weekstaat of via het boeken van werk- of servicebonnen. Het is daarnaast ook mogelijk om beide te combineren.

De geboekte directe uren worden automatisch naar het desbetreffende project of servicecontract doorbelast. Er bestaat een mogelijkheid waarbij de werkelijke bestede uren hierbij automatisch met een productiviteitsfactor worden gecorrigeerd. Ook is het mogelijk een controle uit te voeren op de normuren van de medewerk(st)er.

Universele import- en exportmogelijkheden

U kunt aanverwante kosten gelijktijdig boeken met die van de uren via de dag- of weekstaat. Het pakket kent een universele importmogelijkheid voor het inlezen en door verwerken op de juiste wijze van extern geregistreerde uren. Daarnaast biedt Unit4 Multivers Installatie een exportmogelijkheid van alle geboekte uren en aanverwante kosten (per periode, voor import in een salarisprogramma).

Urenadministratie software met uitgebreide rapportagemogelijkheden

Tot slot kent de Installatie uitgebreide rapportagemogelijkheden. Hierbij kunt u denken aan uren per man, afdeling, project etc. Er kunnen verschillende dingen worden gepresenteerd via variabele. Dit kan door de gebruiker ingesteld worden via de rapportage layouts. Het is mogelijk deze informatie te exporteren naar MS Excel voor het maken van grafische presentaties.

Projectmanagement

Voor het optimaal beheren en beheersen van zowel regieklussen als aangenomen werken zijn in de module Projecten verschillende functies ondergebracht. Op deze manier houdt u het werk volledig onder controle.

Hierin is het volgende aanwezig:

  • Het vervaardigen van werkopdrachten;
  • De urenregistratie;
  • Vele informatie- en  rapportagefuncties.

Doordat het mogelijk is tussentijds stand opnames, ramingen en eindstandprognoses te maken krijgt u informatie over zowel de tussentijdse als de te verwachten financiële resultaten. Deze resultaten zijn van uw langlopende projecten of projectonderdelen.

De digitale-dossieradministratie geeft u eenvoudig toegang tot uw projectgebonden documenten.

Verkooporders

Binnen de module verkooporders kunnen voor ‘losse’ materiaalverkopen zowel offertes als handelsorders worden ingevoerd.

Offertes kunnen worden gepromoveerd tot handelsorder zodra de klant dit heeft geaccepteerd. Het is ook mogelijk verschillende documenten af te drukken ( Offertes, Pakbon, Opdrachtbevestiging ).

De facturatie van de handelsorders vinden plaats binnen de factuurmodule binnen de installatie. Zodra materiaal geleverd is wordt het automatisch afgeboekt in de voorraad van de/het desbetreffende magazijn(en).

Facturering

De facturering binnen Unit4 Multivers Installatie kent meerdere bronnen van waaruit kan worden geput. 

U kunt een termijn uit een vooraf vastgelegde termijn opstelling ter facturering aanvinken. Ook kunt u termijnen periodiek openstellen en aan de hand van een afrekenstaat factureren.

De contact (termijn)nota’s worden binnen de module contracten en Service volledig automatisch gefactureerd. Daarnaast beschikt de Unit4 Multivers Installatie over de mogelijkheid om op een eenvoudige en snelle manier zowel handmatig ingevoerd als regie facturen te produceren

Financiële administratie

U kunt in de Unit4 Multivers Installatie eenvoudig uw complete financiële administratie verwerken, dit inclusief grootboek, debiteuren, crediteuren, btw-aangifte, telebankieren enzovoort.

Dit wordt aangevuld door allerlei functies, hierbij kunt u denken aan het vergelijken van boekjaren en het incasseren van debiteuren. Voor het maximale resultaat is minimale kennis van boekhouding al voldoende. Het programma wijst u de weg.

De optionele Management Assistent neemt voor u de werk uit handen door een ingebouwd waarschuwings- en opvolgingsmechanisme. Hierbij kunt u denken aan bijvoorbeeld uw financiële budgetten, debiteuren en crediteuren.

Managementrapportages

In de Unit4 Multivers Installatie is het mogelijk om gebruik te maken van krachtige en uitgebreide informatie- en rapportagemogelijkheden.

Informatie op het beeldscherm is met een klik opvraagbaar. Daarbij kan de gebruiker zelf de kolomindelingen en sortering bepalen. Als volgt kan de gebruiker steeds doorklikken tot op het laagste niveau met de boekingsdetails.

Het Centraal Informatie Programma (CIP) biedt vele mogelijkheden aan tot het produceren van managementinformatie. U kunt maatwerkrapportages samenstellen door de beschikbare standaard managementrapportages die door de gebruiker te manipuleren zijn.

Zodra u de maatwerkrapportages heeft aangepast kunt u deze bewaren voor toekomstig gebruik. Al het gegenereerde informatie kan worden geëxporteerd naar Microsoft Excel.

Projectplanning

Doormiddel van de module Projectplanning is het mogelijk de benodigde project resources op te splitsen naar  uitvoeringsfasen of deeltaken, bijvoorbeeld de etages van een gebouw. Zo kunt u per deeltaak de materiaal- en dienstenleveringen hier beter op afstemmen. Daarmee kunt u het bestel- c.q. afroepmoment beter bepalen en komt de liquiditeitspositie niet onnodig onder druk te staan.

Daarnaast kunt u aan elke deeltaak een termijnfactuur opstelling koppelen en is het mogelijk tussentijds stand opnames per deeltaak in te voeren. Ook kunt u gekoppeld aan betreffende deeltaken interne werkopdrachten vastleggen.

U kunt met behulp van de grafische planbord functie de volledige projectplanning en de voortgang ervan in een oogopslag bekijken. Het is daarnaast mogelijk de planning te manipuleren door het schuiven van de tijdbalken. De vooraf ingegeven onderlinge afhankelijkheid van project-deeltaken bepaalt of en in hoeverre andere taken automatisch moeten/mogen mee verschuiven in de tijd.

Service en Onderhoud

De module Service en Onderhoud biedt ondersteuning in zowel het contractbeheer als de planning en uitvoering binnen uw serviceafdeling.

Contracten zijn eenvoudig vast te leggen, dit is inclusief de met de klant gemaakte afspraken. Dit geldt ook voor de looptijdopstelling en het bijbehorende factureerschema. Alle relevante gegeven van de desbetreffende installatie(s) worden gekoppeld aan het contract. Hierbij kunt u denken aan werk- en factuuradressen, de installatieonderdelen en het bijbehorende serviceschema. 

Unit4 Multivers Installatie laat u razendsnel zoeken in uw installatiebestand na een registratie van een storingsmelding, dit op nagenoeg ieder criterium. Op basis van geplande onderhouds- of inspectiebeurten of ingebrachte storingsmeldingen worden er automatisch werkopdrachten ten behoeve van de monteurs gegenereerd.

Met de servicemanager biedt Unit4 Multivers Installatie een duidelijk inzicht aan in alle lopende werkopdrachten. Dit kan worden gesorteerd op datum, postcode, monteur of een andere combinatie hiervan.

De module houdt een uitgebreide servicehistorie bij. Deze is direct opvraagbaar op het scherm. 

Digitale Werkbon

U kunt de module Digitale werkbon gebruiken op het moment dat een serviceopdracht is toegewezen aan een monteur en deze inzichtelijk wilt maken.

Hiervoor gebruikt de monteur PDA. Hiermee kan hij inloggen via een VPN verbinding op de Installatie backofficesysteem. Op deze manier beschikt hij over realtime informatie.

De monteur kan de door hem bestede uren en verbruikte materialen via de PDA invoeren zodra de werkzaamheden zijn beëindigd. Door het realtime karakter van de oplossing, zijn de gegevens direct beschikbaar in Unit4 Multivers Installatie om te worden geboekt en te worden gefactureerd.

CRM

Consolit heeft een CRM module ontwikkeld voor Unit4 Multivers Installatie, dé software oplossing voor projectorganisaties. De module is ontwikkeld naar aanleiding van een toenemende vraag onder klanten naar een uitbreiding van Relatiebeheer waarbij de relatie centraal staat, maar waarbij ook sprake is van integratie met projecten.

Het belang van professioneel relatiebeheer

Als project- of serviceorganisatie streeft u er te allen tijde naar om goede service te verlenen. U wilt relaties opbouwen en onderhouden, de klanttevredenheid verhogen en de verkoop stimuleren. Wat u daarvoor nodig heeft, is helder inzicht in zowel uw klanten als uw prospects. Helder inzicht helpt u bestaande klantrelaties verder uit te bouwen en op eenvoudigere wijze, ook in crisistijd, nieuwe klanten binnen te halen.

Professioneel relatiebeheer met de CRM module voor Unit4 Multivers Installatie biedt project- en serviceorganisaties diverse voordelen:

  • Door een centrale vastlegging van informatie kunnen uw verkoopmedewerkers efficiënter samenwerken
  • De CRM module biedt u inzicht in en grip op uw verkoopkansen en pipeline
  • Professioneel relatiebeheer leidt op deze manier tot meer verkopen

U realiseert een betere klantenservice, met als resultaat meer tevreden klanten

Scanning

De module Scanning biedt installateurs met (kleine) magazijnen de volgende ondersteuning door middel van barcodescanners op Android:

  • Artikel picken: voor het overboeken van artikelen van het ene magazijn naar het andere. Bijvoorbeeld van het hoofdmagazijn naar de bus van de monteur;
  • Order picken: voor het afwerken van de paklijst; de afgiftes in Unit4 Multivers Installatie;
  • Voorraad tellen: voor het uitvoeren van voorraadcontroles.

Unit4 Multivers Installatie manplanning resp monteur agenda

Scherm manplanning / resp. monteuragenda’s

Twee versies

Unit4 Multivers Installatie is beschikbaar in twee versies:

  • een standaardversie
  • een Extended-versie: voor organisaties met meerdere werkmaatschappijen, waarbij monteurs ook regelmatig op projecten van zusterbedrijven werkzaam zijn. Daarnaast beschikt de Extended-versie over een werkmaatschappij-overkoepelend relatie- en artikelbestand.

Contact en advies?

Onze adviseurs denken graag met u mee en bieden u de oplossing voor uw probleem. Uw probleem is tenslotte onze uitdaging! Neem direct contact op voor meer informatie of vul het contactformulier in. Wij nemen dan contact met u op!

Partners

Consolit werkt samen met gewaardeerde partners:

Unit4 Corporate Logo
Unidis Corporate Logo

Support

+31 88 619 00 20 Start Teamviewer