11-10-2018

Oktober, bij u ook nog steeds een piekmaand?

Regelmatig spreek ik met administratie- en accountantskantoren over de ontwikkelingen in de branche. De piekdrukte in de aangifte-maanden is een onderwerp dat daarbij regelmatig ter sprake komt. Het is voor veel kantoren een doorn in het oog dat deze maanden stressvol en chaotisch verlopen, met name omdat cliënten nog niet alles hebben aangeleverd en administraties nog niet zijn bijgewerkt. Een ontwikkeling die hierop inspeelt is (online) samenwerking met cliënten.

Op dit vlak zie ik echter grote verschillen bij de kantoren die ik spreek. Grofweg zijn er drie groepen te onderscheiden:

  1. Kantoren die al volledig digitaal werken. Cliënten leveren alle documenten digitaal aan gedurende het kwartaal en de administraties zijn nagenoeg altijd bij. Er is nauwelijks sprake van piekbelasting en de werkdruk voor de medewerkers is verdeeld over het kwartaal;
  2. Kantoren die wel willen digitaliseren, maar niet precies weten hoe ze dit moeten doen. Ze zijn niet of nauwelijks bezig met bijvoorbeeld scan-en-herkenoplossingen. Zij merken dat er hoge pieken zijn in de werkdruk en spelen met de kwestie welke stappen ze moeten nemen om te digitaliseren;
  3. Als laatste zijn er kantoren die vinden dat de manier van werken goed is zoals het nu gaat. Zij geven aan dat de klanten niet zitten te wachten op digitalisering of realtime inzicht. Dat medewerkers liever handmatig boeken dan een scan-en-herkenoplossing gebruiken. En misschien wel als belangrijkste, dat er nu genoeg wordt verdiend.

Groep 3 – wees alert!

Kantoren in de laatste groep lopen een risico want wat gebeurt er als de klanten wel realtime inzicht willen? Als de medewerkers die handmatig willen boeken met pensioen gaan? Of als cliënten niet meer bereid zijn om een hoge prijs te betalen voor werkzaamheden die steeds verder geautomatiseerd worden? De taxi- of hotelbranche dachten immers ook ‘zo’n vaart zal het niet lopen’. Inmiddels weten we welke positie AirBnB en Uber in deze markten hebben ingenomen.

Groep 2 – besef is aanwezig

Voor de kantoren in de tweede groep ligt het anders, daar is het besef om te moeten veranderen wel aanwezig. Dat is een belangrijke eerste stap. Alleen de vraag is hoe? Dat is een vraag die wij regelmatig krijgen en waar wij goed bij kunnen helpen. Digitaliseren doet u namelijk niet vandaag-op-morgen, maar verloopt stap-voor-stap. Zo zijn er scan-en-herkenoplossingen, zoals Basecone, waarmee cliënten documenten aanleveren. Niet één keer per kwartaal of maand, maar regelmatig. Dit zorgt ervoor dat de werkdruk voor het kantoor afneemt en tegelijkertijd krijgt de cliënt er realtime inzicht voor terug, bijvoorbeeld via een online dashboard.

De strekking van het verhaal is dat er genoeg mogelijkheden zijn om de piekdrukte te voorkomen. Wat daar voor nodig is, verschilt per kantoor. Ik bespreek graag samen met u de mogelijkheden die er zijn tijdens een ontbijtsessie bij Consolit of een afspraak bij u op kantoor. Heeft u nog tijd in oktober?

Auteur: William Paauw

Partners

Consolit werkt samen met gewaardeerde partners:

Unit4 Corporate Logo
Unidis Corporate Logo

Support

+31 88 619 00 20 Start Teamviewer