Consolit voor Xenos een logische en efficiënte keus

Xenos vertaalt complexe bedrijfsprocessen eenvoudig naar financiële administratie. 186 winkels met drie formules die een tot twee keer per week worden beleverd. Een wisselend assortiment van circa 10.000 artikelen op jaarbasis. Rond de 11.000 inkooporders per jaar. En dan nog eens zo’n 300 leveranciers die samen jaarlijks goed zijn voor maar liefst 2.500 containers vol goederen. Toch is winkelbedrijf Xenos uitstekend in staat om de processen zowel logistiek als financieel in goede banen te leiden. AccountView speelt daarin een centrale rol.

In de winkels van Xenos zijn vooral producten uit het Verre Oosten te vinden: van decoratieve woning- en cadeauartikelen tot glaswerk, keramiek, tuinartikelen, kleinmeubelen en levensmiddelen. De winkelformule werd in 1973 in Nederland geïntroduceerd door kruideniersbedrijf P. de Gruyter & Zn. en is afkomstig uit de Verenigde Staten. Sinds 1989 maakt Xenos deel uit van Blokker Holding. Behalve de 131 Xenos-winkels in Nederland, zijn er inmiddels ook 35 in Duitsland. Daarnaast vallen nog drie Hoyng- en zeventien Cook & Co-winkels onder de Xenos-organisatie. Deze verkopen vooral kook- en cadeauartikelen. De Hoyng-winkels zullen binnenkort overgaan op de Cook & Co-formule

Drie administraties

Alle Xenos- en Hoyng/Cook & Co-winkels worden beleverd vanuit het distributiecentrum van Xenos in Waalwijk. Daar is ook het hoofdkantoor van het bedrijf gevestigd, tevens het administratieve zenuwcentrum. Sinds 2002 draait de administratie op AccountView, met koppelingen naar Locus, het Warehouse Management Systeem (WMS), en naar Eurocenter, het centrale systeem waarin de kassatransacties worden verwerkt. Leo Steenbekkers, adjunct directeur financiën van Xenos, legt uit: “We voeren drie administraties in AccountView: voor Xenos Nederland, Xenos Duitsland en Hoyng/Cook & Co. Voor de drie ketens doen we alles: de financiële administratie, debiteuren- en crediteuren- administratie, filialen administratie, rapportage… Alleen de salarisadministratie van de Duitse organisatie wordt in Duitsland gevoerd. We krijgen via de mail de journaalposten door en kunnen die een voudig in AccountView importeren.”

Inkoop geregeld

Voor Xenos is het cruciaal dat de goederen- en financiële stromen exact op elkaar aansluiten, ondanks de complexiteit van de processen en de grote aantallen transacties.  

Met AccountView in een centrale rol is dat geen probleem. Die rol begint al bij het inkopen en ontvangen van goederen. Steenbekkers: “We maken inkooporders aan in AccountView. Nieuwe artikelen krijgen hierbij eerst een nummer en worden ingedeeld in hoofd- en subgroepen. Een hoofdgroep is bijvoorbeeld levensmiddelen, met als subgroep snoep. We hebben 400 subgroepen en 30 hoofdgroepen. Het aantal artikelen in een subgroep kan variëren van enkele tientallen tot honderden.” Alle inkoopinformatie gaat automatisch vanuit Account View door naar Locus. Bij ontvangst van de goederen, registreert het WMS dit en wordt er een doorboeking naar AccountView in aantallen per pallet gegenereerd. Account View rekent dit om naar bedragen. Ook maakt de software een ontvangstbon, die later eenvoudig te vergelijken is met de inkoopfactuur. Na goedkeuring van de factuur, zet AccountView deze klaar voor betaling. Wekelijks wordt een advieslijst uitgedraaid en betaald.

Inzicht in voorraad Ook bij het uitleveren van goederen komt AccountView eraan te pas. “Locus stuurt dan AccountView aan om een pakbon te maken, waarna de leveringen worden doorbelast aan de filialen. Voor de Duitse Xenos-vestigingen en de winkels van Hoyng/Cook & Co wordt in AccountView een factuur gemaakt. Zij worden gezien als debiteuren. Voor alle winkels van de drie formules werkt AccountView de voorraadinformatie bij”, vertelt Steenbekkers. In Locus en AccountView worden de voorraden in het distributie centrum op artikelniveau bijgehouden. Voor de winkels gebeurt dit In AccountView op subgroepniveau, zowel in aantallen als in bedragen. De voorraden van de filialen staan per subgroep te boek, op basis van de verkoop- waarde.

Efficiënte verwerking verkoopinformatie

De koppeling tussen Eurocenter en AccountView maakt het mogelijk om ook verkoopinformatie efficiënt en nauwkeurig te verwerken. Eurocenter haalt iedere nacht vanuit de backoffice van de filialen alle kassatransacties op artikelniveau op. Wekelijks gaat deze informatie door van Eurocenter naar AccountView. Steenbekkers: “Op basis hiervan kan de software de omzet, verkoopwaarde en brutowinst per filiaal en subgroep bepalen en kunnen we gemakkelijk de BTWaangifte maken.” Deze gegevens worden ook gebruikt om vierwekelijkse managementoverzichten te maken. Met AccountView kan Xenos snel en simpel rapportages op allerlei niveaus produceren. Heel belang rijk is bijvoorbeeld de filiaalrapportage, die het bedrijf diepgaand inzicht biedt in de prestaties van de filialen. Daarmee is onder meer eenvoudig vast te stellen welke productgroepen het in welke filialen het beste doen. Overigens worden bestellingen van de winkels eveneens vanuit hun backoffice binnengehaald door Euro center. Dit gebeurt op wekelijkse basis. De gegevens gaan automatisch via AccountView naar Locus voor een vlotte uitlevering. De informatiestroom loopt ook de andere kant op. Zo stuurt AccountView ’s nachts nieuwe artikel informatie naar de filialen.

Alles onder controle De verkoopgegevens worden vanuit Eurocenter als journaalposten verwerkt in de financiële administratie. Ook de voorraadadministratie per subgroep wordt in AccountView bijgewerkt. Ter controle worden de data later vergeleken met de weekafsluitingen van de filialen. Dit zijn papieren rapportages van alle kassatransacties. Deze gegevens worden op het hoofdkantoor nagezien en gejournaliseerd, waarna ze in AccountView worden ingelezen. Zijn sommige rekeningen niet sluitend, dan is een tussentijdse rapportage gauw gemaakt. De software is zo ingericht dat met zeer weinig moeite snel allerlei controles kunnen worden uitgevoerd.

Ook vaste activa registratie

Behalve met inkoop-, verkoop- en voorraadinformatie wordt de financiële administratie ook gevoed met gegevens uit de salarisadministratie, zoals de brutosalarissen, sociale lasten en betalingen. Andere wezenlijke input vormt de vaste activa registratie. Xenos heeft geen winkelpanden in eigendom, maar houdt wel alle kosten voor onderhoud, inrichting en verbouwing bij in AccountView. Met een druk op de knop genereert het bedrijf een journaalpost voor afschrijvingen. Al met al beschikt Xenos over een accurate en complete financiële administratie, op basis waarvan het bedrijf zonder problemen de jaarrekeningen van Xenos Nederland, Xenos Duitsland en Hoyng/Cook & Co kan opstellen voor moederbedrijf Blokker Holding B.V.

Goede vertaalslag

Xenos maakte in 2002 de overstap naar AccountView samen met AccountView Expert Center Consolit. Consolit heeft veel kennis en ervaring op retailgebied in huis en weet precies hoe een systeem moet worden ingericht om bijvoorbeeld een goede verwerking van kasstromen te waar borgen of de juiste rapportages te kunnen genereren. De AccountView-partner zorgde destijds voor de inrichting en implementatie van AccountView en ondersteunt Xenos ook nu nog, bij uitbreidingen en aanpassingen. “Ons vorige administratieve systeem was verouderd. Bovendien wilden we een ander WMS in gebruik nemen en daarmee koppelingen maken. De mensen van Consolit zijn afkomstig van de leverancier van onze oude software. Ze kennen ons bedrijf en AccountView goed en konden alle maatwerkkoppelingen realiseren die we wilden. Het was een logische en efficiënte keus om voor hen en voor de veelzijdigheid van AccountView te kiezen”, verklaart Steenbekkers. Hij is nog steeds heel tevreden over de software. “Als alles in grote aantallen gaat, zoals in ons bedrijf, is het heel belangrijk dat je een goede vertaalslag kunt maken naar je administratie. Daarvoor hebben we AccountView.” 

Bron: AccountView Journaal januari 2009