Xenos realiseert toekomstgericht informatiseringssysteem
Succes kent zijn prijs: het vorige financieel-administratieve systeem van Xenos kon de forse groei van de organisatie niet langer bijbenen. Toen bovendien besloten werd een geavanceerd logistiek pakket te implementeren, werd de overstap naar een nieuw FA-systeem onvermijdelijk. Consolit begeleidde het gehele traject, van inventarisatie tot en met implementatie en integratie met het nieuwe logistieke systeem.
Succes kent zijn prijs: het vorige financieel-administratieve systeem van Xenos kon de forse groei van de organisatie niet langer bijbenen. Toen bovendien besloten werd een geavanceerd logistiek pakket te implementeren, werd de overstap naar een nieuw FA-systeem onvermijdelijk. Consolit begeleidde het gehele traject, van inventarisatie tot en met implementatie en integratie met het nieuwe logistieke systeem.
Dertig jaar geleden startte Xenos met vier winkels met een uit de Verenigde Staten overgewaaide formule, die een mix omvatte van artikelen voor wonen en de keuken, cadeauartikelen en originele hebbedingetjes. Het assortiment wisselde sterk en bestond voornamelijk uit eenmalige partijen uit verre streken. De formule sloeg aan, maar er was onvoldoende grip op de nog jonge organisatie, die bovendien diverse malen van eigenaar verwisselde. Dit laatste veranderde toen Xenos in 1989 onder de vleugels van het Blokker-concern kwam. De formule en de organisatie werden gestroomlijnd, terwijl Blokker in de positie verkeerde om de juiste winkellocaties te verwerven. Sindsdien is Xenos gegroeid naar een omvang van 87 filialen in Nederland en nog eens 9 filialen in Duitsland en deze aantallen worden nog regelmatig uitgebreid. Intussen telt Xenos 1.600 medewerk(st)ers, waarvan circa 100 in het nieuwe hoofdkantoor en het reusachtige, vier hectare metende distributiecentrum te Waalwijk.
Lappendeken
In de jaren negentig werd door Xenos een financieel-administratief systeem in gebruik genomen dat aanvankelijk naar wens functioneerde. Gaandeweg bleek het systeem evenwel niet in staat te zijn om de groei van de organisatie en de evoluerende informatiebehoeften van het management te volgen. "Er werden allerlei modulen aan vastgeplakt, waardoor het systeem een moeilijk beheersbare lappendeken werd," zegt financial controller Leo Steenbekkers. "Als je op punt A een verandering aanbracht, kon je er gif op innemen dat er ergens op de punten B tot Z iets mis zou gaan lopen. Het gevolg was dat onze ICT-mensen voornamelijk bezig waren met het blussen van brandjes, zonder aan het echte werk toe te komen. Zo bracht de koppeling met het inmiddels geïnstalleerde logistieke systeem ook niet wat we ervan verwachtten. Dus zijn we op zoek gegaan naar een nieuw systeem waarmee we de komende jaren voort kunnen, ook als er zich nieuwe ontwikkelingen of andere wensen op het gebied van managementinformatie voordoen."
Van analyse tot integratie
Het Xenos-besluit viel in zoverre op het juiste moment, dat kort daarvoor Consolit werd opgericht door specialisten die vanuit een vorige werkkring veel kennis hadden verzameld omtrent de Xenos-organisatie en de werkprocessen en procedures die daar worden gevolgd. Consolit stelde voor het AccountView voor Windows systeem als centrale standaardapplicatie in te zetten, vooral vanwege de volledigheid, de flexibiliteit en de gebruiksvriendelijkheid van dit systeem. "Wij hebben AccountView op talrijke punten getest, met de nadruk op schaalbaarheid, aanpassingsvermogen, de wijze van omgang met informatie en de rapportagemogelijkheden," stelt Xenos' ICT-manager Ton Schmitz. "Het voorstel werd goedgekeurd, waarna wij samen met Consolit in een rap tempo de basisinrichting van het systeem hebben gerealiseerd. Parallel daaraan heeft Consolit het maatwerk gemaakt dat nodig was voor de koppeling tussen AccountView en ons logistieke systeem Locus WMS. Ondertussen werden de trainingen voor de circa 40 medewerkers, die met het systeem werken, verzorgd. En nu zijn we op het punt beland waar we wilden zijn, namelijk een goed functioneren geïntegreerd en toekomstgericht systeem voor logistiek en financieel-administratief overzicht. Weliswaar wordt op tal van details nog aan de verfijning gewerkt, maar hebben we nu een uitstekende basis om op voort te borduren. Goed beschouwd hebben we nog niet eerder in zo'n positie verkeerd, waarin we onze bedrijfsvoering zo goed onderbouwd zagen door een integraal informatiseringssysteem."
Op weg naar optimalisatie
Nu de samenwerking tussen het financieel-administratieve en het logistieke systeem de perfectie bereikt, wordt het tijd om nieuwe projecten ter hand te nemen die bijdragen aan de verdere optimalisatie van de Xenos-organisatie. "Momenteel werken wij aan een 1-op-1 afstemming van de voorraden in het DC te Waalwijk, hetgeen wordt uitgeleverd naar de filialen, wat in de filialen op voorraad is en met een terugkoppeling via de Point Of Sale terminals in de filialen," aldus Leo Steenbekkers. "Juist doordat Xenos veelal met kortlopende assortimenten werkt, kan er nogal eens verwarring ontstaan over bestellingen en leveringen. Binnenkort wordt evenwel een sluitend logistiek systeem gecreëerd, inclusief de koppelingen naar de verkooppunten en de achterliggende financiële administratie."
Samenwerking
Voor ICT-manager Ton Schmitz brengt deze nieuwe stap naar optimalisatie nieuwe uitdagingen met zich mee. "Een absoluut vereiste is hier dat alle partijen goed kunnen meewerken," meent Schmitz. "Dan heb ik het over de leveranciers van de POS-systemen en die van het logistieke systeem. Maar zeker niet in de laatste plaats ook over Consolit, die in alle invoer de samenhang moet aanbrengen, op basis waarvan wij de juiste managementbeslissingen kunnen nemen. Consolit toont zich buitengewoon coöperatief om mee te denken over mogelijke oplossingen, ook in samenspraak van leveranciers van andere softwaresystemen. Dat is de positieve instelling waarop wij rekenden."