Madurodam groots op Consolit

Bij het managen van een attractiepark komt veel kijken. Miniatuurstad Madurodam weet daar alles van. Toch heeft Madurodam de zaken goed op orde, zowel financieel als in andere opzichten. AccountView speelt hierin een belangrijke rol. Het vormt de basis van de bedrijfsvoering van het attractiepark.

Het slimme management van een bijzondere miniatuurstad

Madurodam is een van de bekendste toeristische attracties van Nederland. Jaarlijks bezoeken honderdduizenden bezoekers uit alle delen van de wereld de bijzondere miniatuurstad in Den Haag. Minder bekend is dat Madurodam een charitatieve instelling is. Het attractiepark werd oorspronkelijk in 1952 opgericht om het Nederlands Studenten Sanatorium in Laren financieel te ondersteunen. Tegenwoordig gaan alle opbrengsten van Madurodam naar verschillende goede doelen in binnen- en buitenland. Gemene deler is dat de goede doelen met kinderen en jongeren te maken hebben. De organisatie van Madurodam bestaat uit verschillende onderdelen. De exploitatie is ondergebracht in een bv. Daarnaast zijn er drie stichtingen: aandeelhouder Stichting Miniatuurstad Madurodam, vermogensbeheerder Stichting Madurodam en Stichting Madurodam Steunfonds voor de charitatieve activiteiten. Een raad van toezicht overziet het geheel.

Financieel en anderszins grip op de bedrijfsvoering Madurodam houdt zich bezig met uiteenlopende activiteiten. Het attractiepark ontvangt niet alleen bezoekers in de miniatuurstad zelf, maar ook in de bijbehorende horecazaken en merchandising winkels. Daarnaast biedt Madurodam talloze mogelijkheden voor evenementen, zowel voor kleine als grote gezelschappen.

Sinds acht jaar helpt Consolit het attractiepark om financieel en anderszins grip te houden op de bedrijfsvoering met AccountView. Financial controller Menno de Jong was destijds betrokken bij de keuze van de software. Hij vertelt: “We maakten in die tijd gebruik van een zelfontwikkelde applicatie. De continuïteit daarvan baarde ons echter zorgen. We wilden een standaardapplicatie, maar dan wel een waar we onze specifieke wensen in konden onderbrengen en die we zelf konden aanpassen. AccountView is heel krachtig in dat opzicht. Daarnaast springt Consolit bij met extra kennis en verdieping waar nodig. Ze staan daar altijd klaar als we iets bijzonders willen.”

Centrale rol als bedrijfsinformatiesysteem

In de loop der jaren is de rol van AccountView binnen Madurodam steeds belangrijker geworden. De Jong: “Consolit heeft het systeem uitgebreid tot een bedrijfsinformatiesysteem, waar we naast onze financiële data ook allerlei andere managementgegevens in opslaan.” Zo worden gegevens uit de kassa-applicaties voor ticketverkoop, horeca en winkels dagelijks geregistreerd in AccountView en vervolgens gecombineerd met statistische gegevens in een zelfontwikkelde tabel. “We maken daarmee dagrapportages die ons laten zien hoe we het doen op basis van een aantal ijkpunten. Voorbeelden hiervan zijn het aantal bezoekers, parkeertickets en kassatransacties en de omzet van de entreetickets, horeca en merchandisingverkoop. Ook het budget staat in de dagrapportages en zelfs het weertype van die dag, wat voor een openluchtdagattractie een belangrijke graadmeter is voor de bedrijfsdrukte”, aldus De Jong.

Eenvoudig registreren en afhandelen

De grote flexibiliteit van AccountView maakt het mogelijk om hele specifieke zaken probleemloos te registreren en financieel af te handelen. De Jong: “Wij werken bijvoorbeeld samen met hotels en andere verblijfsrecreatie die kortingvouchers uitgeven voor een bezoek aan Madurodam. De commissie die ze daarvoor ontvangen, leggen we vast in AccountView. Nog een voorbeeld is dat we in de software de contractadministratie van onze maquettes bijhouden. Dat zijn bijvoorbeeld maquettes van panden met een bedrijfsnaam of –logo erop. Daar ontvangen wij een vergoeding voor. Al dit soort dingen kun je eenvoudig vastleggen in tabellen die je zelf maakt, inricht en koppelt met bestaande tabellen zoals je dat wilt. In het geval van de maquettes wordt bijvoorbeeld de hoogte van de vergoeding jaarlijks automatisch geïndexeerd. Ook is er een directe link met de debiteurenadministratie.” Weer iets heel anders is de registratie van aanvragen voor financiële ondersteuning door Stichting Steunfonds Madurodam. Dit is de stichting die aan de hand van aanvragen geld doneert aan goede doelen. De Jong: “Ook die aanvragen gaan AccountView in. Nadat een aanvraag is gehonoreerd, vindt er automatisch een boeking plaats in de crediteurenadministratie zodat het geld kan worden uitbetaald.”

Betalingsgemak en rapportageflexibiliteit

De betaling van crediteuren gebeurt volledig automatisch vanuit AccountView. Daar heeft Madurodam geen omkijken naar. De Jong legt uit: “Met een druk op de knop gaan de te betalen facturen in een batchbestand naar de bank. Daarbij maken we gebruik van een klantspecifieke oplossing ontwikkeld door Consolit. We verzenden de betalingsopdrachten geagendeerd, zodat ze altijd op tijd worden uitgevoerd. Het inlezen en inboeken van bankafschriften gebeurt eveneens automatisch.” Consolit helpt Madurodam ook overzicht te houden op debiteuren en crediteuren. Daarbij werkt De Jong zowel met de standaardrapportages van AccountView als met eigen, zeer specifieke overzichten in Excel. Hij verklaart: “De vrijheid om gegevens te registreren en vervolgens naar programma’s zoals Excel en Crystal Reports te exporteren, vind ik zeer waardevol. Met AccountView is dat geen probleem en kunnen we rapporteren hoe we willen. Een bedrijf als Madurodam past niet in een standaardplaatje en dat heeft Consolit goed begrepen!”

Financiële en marketinggegevens combineren

Onlangs breidde Madurodam de functionaliteit van AccountView uit met een geïntegreerde oplossing voor relatiebeheer, ter vervanging van een verouderd systeem dat het attractiepark zelf ontwikkelde. De Jong: “We hebben veel verschillende soorten relaties. Bestuursleden van de diverse Madurodam-stichtingen, touroperators, VVV’s, campings, scholen, ambassades, jaarkaarthouders, journalisten en ga zo maar door. De oplossing die Consolit ons biedt, helpt ons om het contact met al deze groepen beter te onderhouden en ze gericht te informeren. Bovendien kunnen we eenvoudig gegevens over relaties vastleggen en filteren, bijvoorbeeld het aantal bussen en bezoekers met hun nationaliteit per touroperator. De mogelijkheid om financiële en marketingdata te combineren, helpt ons bij de besluitvorming.” Ook bij het relatiebeheer ervaart De Jong de flexibiliteit van AccountView als zeer positief. “We bepalen zelf hoe gegevens op het scherm worden weergegeven, zodat we naar wens inzicht in onze informatie hebben. Flexibiliteit is echt een van de sterke punten van Consolit en AccountView”, zo stelt hij.

Bent u enthousiast geworden naar aanleiding van het verhaal van Madurodam, neem dan contact op met een van onze adviseurs. Bel 078 - 620 25 35 of mail sales@consolit.nl.