Documentmanagement: digitaal besparen

De verwerking en archivering van binnenkomende post interne documenten is binnen organisaties een arbeidsintensief proces. Onze softwareoplossingen helpen u deze processen aanzienlijk te vereenvoudigen. Met als resultaat minder werk, minder papier en direct inzage in openstaande verplichtingen. Bovendien; al onze software is uiterst gebruiksvriendelijk!

Uw voordeel:

• Integratie met Microsoft Outlook/Exchange;
• Moderne interface voor koppeling met backoffice applicaties;
• Alle documenten direct geregistreerd;
• Documenten worden automatisch opgeborgen in juiste dossier(s);
• Snel en eenvoudig raadplegen van documenten;
• Werkprocessen automatiseren met Workflow module;
• Lage investering;
• Korte leercurve;
• Snel te implementeren.

Documentautomatisering

Consolit heeft diverse producten die het u makkelijk maken uw documenten, dossiers en archief beter te beheren en beheersen. U kunt er zich waarschijnlijk wel een beeld bij vormen. Financiële administraties zijn dagelijks veel tijd kwijt aan het handmatig verwerken en archiveren van inkomende facturen. Deze kostbare bezigheid schreeuwt om een efficiënte oplossing. En die heeft Consolit voor u in de aanbieding. Simpelweg door uw facturen, orders en declaraties automatisch te verwerken.

Voordelen van factuurautomatisering: 

• Scannen en automatisch herkennen van facturen;
• Elektronisch controleren en accorderen;
• Tijd en kostenbesparing;
• Facturen raken niet meer zoek;
• Via computer direct toegang tot alle facturen;
• Eenvoudig te koppelen aan uw factuursysteem;
• Complete controle bij de crediteurenadministratie.

Factuurautomatisering

Factuurautomatisering is dé complete standaardoplossing voor het automatiseren van het factuurverwerkingsproces. De oplossing is ook perfect geschikt voor het elektronisch archiveren van inkomende facturen. Zo brengt u met factuurautomatisering snel en eenvoudig structuur aan in uw factuurstroom, zodat u hier absolute controle over behoudt.

Het Proces

Het factuurverwerkingsproces is onder te verdelen in een drietal fasen:

• Scannen en herkennen;
• Controleren en accorderen;
• Archiveren.

Scannen en herkennen

Bij factuurautomatisering worden uw inkomende facturen omgezet in elektronische vorm, door ze te scannen met behulp van de meest moderne scan- en herkentechnieken (OCR herkenning). Daarna worden ze digitaal opgeslagen. Facturen kunnen zo per tientallen worden verwerkt.

Controleren en accorderen

Na digitalisering moeten facturen, net als bij handmatige verwerking, worden gecontroleerd en geaccordeerd door één of meerdere budgethouders. Afhankelijk van leverancier, bedragen, betalingstermijnen, geleverde producten e.d., is in veel organisaties vastgelegd welke procedure (procuratieproces) van toepassing is. Bij factuurautomatisering kan dat procuratieproces worden geautomatiseerd. Met andere woorden: na het scannen en inboeken geeft het programma wordt automatisch aangegeven welk proces de factuur moet doorlopen.

Archiveren

Direct nadat de facturen zijn gescand en ingeboekt, zijn ze automatisch gearchiveerd. De facturen worden vervolgens in het elektronische archief vastgelegd aan de hand van de gegevens die bij het inboeken aan de factuur zijn meegegeven. Hierdoor is het eenvoudig geworden om facturen snel vanaf de werkplek te raadplegen.

Kort samengevat levert de archieffunctie u de volgende voordelen op:

• U heeft geen archiefkast meer nodig;
• U heeft direct toegang vanaf uw PC tot iedere factuur;
• U en uw collega’s kunnen gelijktijdig dezelfde factuur (facturen) inzien;
• Facturen worden nooit meer verkeerd opgeborgen;
• U kunt snel een kopiefactuur doorzenden aan derden (bijvoorbeeld via e-mail);
• U heeft een uitstekende beveiliging van al uw facturen tegen onbevoegden;
• Er bestaat een directe koppeling tussen de gegevens in uw factuursysteem en uw factuur.

Snelle terugverdientijd

Door het automatiseren van de inkomende factuurstroom worden de handmatige werkzaamheden tot een minimum beperkt. Deze efficiencyverbetering resulteert in een flinke kostenbesparing. Ten slotte is er een aanzienlijke besparing op archiefruimte mogelijk doordat facturen direct digitaal worden opgeslagen. Het gevolg: een snelle terugverdientijd.

Meer informatie over documentmanagement oplossingen?

Wilt u meer weten over de voordelen van het onze documentmanagement oplossingen? Neem dan contact op met Consolit via 078 - 620 25 35 of mail naar sales@consolit.nl.