Solit Rent: complete verhuuradministratie in AccountView

Consolit heeft als aanvulling op de standaard AccountView Business Software de module Verhuurcontracten Basis ontwikkeld voor de verhuurbranche. De Solit Rent is breed toepasbaar in diverse branches van de verhuurmarkt, al dan niet gebaseerd op meedere gekoppelde verstigingen. De kracht van Solit Rent schuilt in het schaalbare ontwerp. Hiermee realiseren we een naadloze aansluiting op de bedrijfsprocessen van onze klanten.

Waarom Solit Rent?

Het belangrijkste voordeel voor het onderbrengen van uw verhuuradministratie in uw AccountView omgeving is de integratie met uw AccountView software. Hierbij kunt u denken aan:

• Geautomatiseerd vervaardigen van verhuurcontracten op basis van verhuurobjecten;
• Automatisch facturen van verhuurtermijnen waarbij de prijs wordt bepaald aan de hand van de verhuurperiode, tevens wordt de verhuurperiode op de factuur weergegeven;
• Toepassen van prijsafspraken;
• Eenvoudig toevoegen van additionele (koop) artikelen.
• Wijzigingen in AccountView resulteren automatisch in een gewijzigde planning;
• Wijzigingen in de planning resulteren automatisch in wijzigingen in AccountView;
• Gebruik maken van de geïntegreerde rapportagemogelijkheden van AccountView;
• Koppelen van documenten zoals getekende verhuurovereenkomst aan het verhuurcontract;
• Vastleggen van aanvullende informatie zoals GPS nummers en WA verzekering.

Verhuurcontracten Basis

Binnen de Verhuurcontracten Basis module van Consolit registreert u contractsoorten. Per contractsoort legt u standaard waarden vast welke worden overgenomen op het contract. Hierbij kunt u denken aan projectcode, kostenplaats en interne en externe omschrijving en factureringsperiodiciteit.
Binnen de Verhuurcontracten Basis module heeft u de mogelijkheid eigen gebruikerslay-outs te definiëren. Hierbij selecteert AccountView automatisch de lay-out in de taal die u bij de klant heeft ingesteld. Standaard beschikt u over het lay-outs voor Verhuurcontract en de Retourbon. Zelf te definiëren lay-outs zijn bijvoorbeeld Nagekomen schoonmaakkosten of Schadelijsten. U beschikt naast de 2 standaard lay-outs over 4 zelf te definiëren lay-outs. Het afdrukken van deze lay-outs zal aan de hand van de gelijknamige menuopties binnen AccountView plaatsvinden.

Op het verhuurcontract kunt u een de verwachte einddatum ingeven. De verwachte einddatum is van belang om vooraf de prijs aan de hand van prijsstaffels te kunnen bepalen. Daarnaast is de verwachte einddatum van belang voor de planning.

Voor het berekenen van de huurprijs hanteert AccountView huurtarieven per periode. Hierbij kunt u prijzen definiëren per dag, week en maand. Daarnaast definieert u zelf de facturatie interval. De voorgedefinieerde periodiciteit zijn: week, 2 weken, 4 weken, maand, 2 maanden, kwartaal, half jaar, jaar, etc. U geeft hierbij aan of u de verhuur achteraf per week of per maand aan uw klant in rekening brengt. Additionele kosten of artikelen zoals specifieke filters, die eenmalig moeten worden gefactureerd voegt u toe aan het contract. Aanbetalingen en borg worden op de eindfactuur automatisch verrekend.

Via de gebruikelijke weergaven in AccountView kunt eenvoudig inzage krijgen in het vrij aantal te verhuren machines en het aantal verhuurde machines, tevens is inzichtelijk bij welke klant het verhuurde artikel zich bevindt.

Grafisch planbord verhuurcontracten

De centrale plaats om al uw verhuurobjecten in te plannen en in één oogopslag de locatie, klant en medewerker te zien die voor service en reparaties zijn ingepland of ingepland moeten worden is het grafische planbord.

Verhuurobjecten en verhuurperioden kunt u in een grafische weergave presenteren in AccountView of een intranet / internetsite. De data vanuit AccountView worden door middel van de SQL Connector gedupliceerd ten behoeve van het planbord waardoor wijzigingen in AccountView realtime zichtbaar worden in het planbord. Wijzigingen die u aanbrengt in het planbord worden door middel van de .Net Backoffice Server, realtime verwerkt in AccountView. Hierbij kunt u denken aan verschuiven of oprekken van huurperioden. Het planbord geeft u de mogelijkheid in te zoomen van maand, naar week, naar dag. Een verhuurperiode vertaalt zich in een balk die zich uitstrekt over de huurperiode. Met het planbord heeft u inzage in wanneer een machine is verhuurd of vrij is voor de verhuur. Machines die niet zijn verhuurd verschijnen niet in het planbord. Om onderscheid te maken in de machines die niet zijn verhuurd, maar tijdelijk in onderhoud zijn, koppelt u de machine aan een interne (dummy) debiteur “service”. Een selectie op de debiteur “service” verschaft u inzicht in de machines die tijdelijk niet verhuurd kunnen worden vanwege schoonmaak of onderhoudswerkzaamheden.

Figuur 1: Schermvoorbeeld van het grafische planbord

Integratie Verhuurplanning met AccountView

.NET Backoffice Server (Uitwisseling data verhuurplanning naar AccountView)Deze oplossing is speciaal ontwikkeld om XML berichten op te halen en ter verwerking aan te bieden aan AccountView. Wijzigingen in de verhuurplanning resulteren in XML berichten. De .NET Backoffice server automatiseert de import van deze berichten en worden realtime verwerkt in de module Verhuurcontracten Basis. U kunt met meerdere medewerkers gelijktijdig verhuurobjecten plannen en voor alle gebruikers inzichtelijk maken.

SQL Connector (Uitwisseling data van AccountView naar web/verhuurplanning)
De SQL connector is een standaard module van Consolit en is specifiek ontwikkeld voor het publiceren van data vanuit AccountView in een SQL omgeving. Hierbij kunt u denken aan data van verhuurobjecten welke nodig zijn voor de planning.

Figuur 2: Onderstaand voorbeeld geeft een grafische weergave van de integratie

Meer informatie: